Projectplan

Inleiding

Bij CoolBeer moet er een ERP-systeem worden ingevoerd die ervoor te zorgt dat er efficiënt gewerkt kan worden en er weinig fouten worden gemaakt. Nu is het aan een aantal werknemers en het management de taak om te kijken welk ERP-systeem het beste bij CoolBeer past.

Projectopdracht

Het beoogde resultaat van dit project is om voor december 2019 een ERP-systeem te hebben dat werkt op 99,9% nauwkeurigheid en waar 75% van de werknemers tevreden tot zeer tevreden over is.

Projectorganisatie

De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep, een paar projectgroepen en een aantal werkgroepen daaronder.

De stuurgroep bestaat uit een aantal leidinggevenden die de voortgang van het project bewaken en beslissen over doorgaan, afbreken of bijsturen. Daarnaast bepalen zij de samenstelling van de projectgroepen, formuleren zij opdrachten, beoordelen plannen, bewaken de financiën, lossen problemen op, geven voorlichting en adviseren de directie.

De stuurgroep bestaat uit een vertegenwoordiger van de directie, een afdelingshoofd en een deskundige op het gebied van financiën.

De projectgroep bestaat uit personen die het project gaan realiseren. De projectgroep bestaat uit een projectleider, een aantal vertegenwoordigers van gebruikers en een inhoudelijke deskundige.

De werkgroep voert specifieke opdrachten van de projectgroep uit. Het instellen van de werkgroepen geschiet op ad-hoc basis. De teamleider leidt de werkgroep. De teamleiders van de verschillende werkgroepen zitten ook in een projectgroep.

Fasering

De eerste fase is de initiatiefase. Hier wordt het idee nader onderzocht en uitgewerkt. Vooral van belang is de vraag of het project haalbaar is. Ook wordt er gekeken wie het uit kan voeren, welke afdelingen betrokken worden en of er voldoende draagvlak is.

De tweede fase is de definitiefase. Hier wordt zo gedetailleerd mogelijk bepaald wat de wensen en eisen aan het resultaat van het project. Hier wordt o.a. onder verstaan: de randvoorwaarden, de functionele eisen, de operationele eisen en de ontwerpbeperkingen. Alle betrokkenen kunnen meedenken in deze fase van het project.

In de derde fase, de ontwerpfase, worden ontwerpkeuzes gemaakt. Er worden enkele ontwerpen gemaakt waarmee CoolBeer denkt het beoogde resultaat te kunnen behalen. Daarna wordt door de stuurgroep een keuze gemaakt welk ontwerp gaat worden uitgevoerd.

In de vierde fase, de voorbereidingsfase, wordt alles voorbereid dat nodig is om het project uiteindelijk te realiseren. Er wordt o.a. materiaal besteld, personeel wordt geïnstrueerd en ook leveranciers worden op de hoogte gebracht.

De vijfde fase, de realisatiefase, vindt de bouw van het projectresultaat plaats. Het project wordt hier zichtbaar voor iedereen. Voor CoolBeer is het van belang om de vaart erin te houden. Pas als aan alle eisen en wensen is voldaan en het resultaat overeenkomt met het ontwerp dan is deze fase afgerond.

De laatste fase, de nazorgfase, is ook gelijk een hele belangrijke. Hier gaat het vooral om de vraag wanneer en waar het project stopt.

Tijdvak

Belangengroepen

De belangengroep van het resultaat van dit project zijn het management, de werknemers en de klanten van CoolBeer.

Communicatie

Een keer per maand is er overleg met de directie over de voortgang van het project. De stuurgroep heeft een keer per week overleg met de projectgroepen. Hierdoor kan regelmatig worden bijgestuurd. De werkgroepen hebben ook een keer per week overleg met hun projectgroep. Deze vergaderingen vinden fysiek op locatie bij CoolBeer plaats. Eventuele kleine tussentijdse wijzigingen en onderwerpen voor de vergaderingen vinden plaats per mail.

Mensen, middelen en kosten

De kosten voor het ERP-systeem zelf zijn moeilijk in te schatten. Het verschil tussen het goedkoopste en duurste systemen is velen miljoenen. De mensen die nodig zijn bestaan uit iemand van de directie, alle afdelingsmanagers en een medewerker van elke afdeling. Het project zal ongeveer twee werkdagen per maand in beslag nemen.

Kwaliteit

Voordat het ERP-systeem wordt gekozen wordt er eerst goed gekeken naar welk systeem het beste bij CoolBeer past. Vervolgens wordt het systeem gefaseerd ingevoerd. Dit betekent dat er eerst uitgebreid wordt getest. Pas als alle testen goed zijn verlopen kan de implementatie van het systeem naar de volgende fase. Als het systeem is ingevoerd dan zal deze regelmatig worden geüpdatet en onderhouden door de afdeling ICT. Dit om de kwaliteit zo goed mogelijk te bewaken.

Risico's en randvoorwaarden

De randvoorwaarde is een goed functionerend ERP-systeem die voldoet aan de eisen van de projectopdracht. De risico’s hierbij zijn een overschrijding van de kosten, een overschrijding qua tijd, een systeem dat te veel fouten maakt en een systeem waar medewerkers niet tevreden over zijn.