Besturingsmodel

Het model maakt onderscheidt tussen twee soorten organen namelijk de uitvoerders binnen het proces en de bestuurders van het proces.

 

De uitvoerder

De naam spreekt al voor zich. De uitvoerder is de persoon of machine in het desbetreffende proces die de activiteiten uitvoert. Het gene wat bestuurd wordt, wordt het uitvoerende orgaan genoemd. Dit zijn de persoon of machine die de activiteit uitvoert samen met de activiteiten die worden uitgevoerd. (Jan Snijders, 2012)

 

De bestuurder

De bestuurder, ook wel de manager, is de persoon die het bedrijfsproces en de uitvoerder aanstuurt.

Deze is verantwoordelijk voor de uit te voeren activiteiten. Het besturende orgaan is de bestuurder samen met de uit te voeren activiteiten die moeten worden bestuurd. (Jan Snijders, 2012)

 

Bedrijfsprocessen

Binnen elke onderneming zijn er sprake van primaire en secundaire processen. Zo ook in het geval van Coolbeer. De primaire processen van deze organisatie bestaan uit inkoop, magazijn, verkoop, productie en de kwaliteitscontrole. Al deze processen leveren rechtstreeks een bijdrage aan de totstandkoming van het product en zijn om die reden primair.

De secundaire processen bestaan uit administratie, R&D en automatisering. Dit zijn processen die het primaire proces binnen Coolbeer ondersteunen. 

Binnen deze processen maakt het besturingsmodel telkens onderscheid tussen twee actoren met verschillende informatie behoeftes, namelijk de uitvoerder en de bestuurder (manager).

 

Primaire processen

Verkoop

Hierbij zal de hoofdverkoper, het besturende orgaan, informatie verstrekken over wat er besteld moet worden en hoeveel. Maar ook over bepaalde verkooptechnieken of doelen die de verkoopmedewerker moet behalen en hanteren. Daarnaast zal de uitvoerder informatie afgeven aan de hoofdverkoper over het totaal aan glazen dat is verkocht en of de vooraf gestelde targets zijn gehaald.

 

Magazijn

Bij de afdeling magazijn is het van belang dat het besturende orgaan, de magazijn chef, van tevoren weet hoeveel er is ingekocht en vervolgens goedgekeurd. Maar ook hoeveel er is verkocht zodat deze weet wat de magazijn veranderingen zijn. Vervolgens moeten de magazijn medewerkers, de uitvoerders, weten hoeveel zijn moeten opslaan in het magazijn en hoeveel zij uit het magazijn moeten halen voor de verkoop van glazen. Hiervoor is er betrouwbare en juiste informatie nodig om ervoor te kunnen zorgen dat de voorraad juist blijft en er niet onnodig overbodige voorraden verdwijnen of aangehouden worden.

 

Inkoop

De besturende partij is in dit geval hoofd inkoop, deze wisselt informatie uit met de uitvoerders van het inkoopproces. De informatie die verstrekt wordt zal gaan over hoeveel erin gekocht moet worden per serie, welke serie glazen er ingekocht moeten worden, voor wanneer moet het geleverd worden maar ook in welke staat moeten de glazen geleverd worden. Bij ontvangst zullen de inkoopmedewerkers informatie afgeven omtrent de ontvangst. Dit kan gaan over of de glazen ook binnen de afgesproken termijn ontvangen zijn, of de bestelde glazen ook daadwerkelijk ontvangen maar ook over of de ontvangen glazen ook daadwerkelijk de bestelde glazen zijn.

 

Kwaliteitscontrole

Een belangrijk aspect binnen CoolBeer is de kwaliteitscontrole. Binnen de afdeling kwaliteitscontrole is het hoofd kwaliteitscontrole het besturende orgaan, daarnaast zijn vervolgens de kwaliteitsmedewerkers van groot belang bij het uitvoeren van de controles. Zij zijn de uitvoerders van de kwaliteitscontrole. Het besturende orgaan verstrek de uitvoerders informatie die nodig is om de kwaliteitscontrole van de te ontvangen goederen, maar ook de geproduceerde goederen te controleren. De uitvoerende partij heeft voornamelijk behoefte aan informatie over de bestelde hoeveelheid goederen, maar ook welke serie glazen er zijn bestel en wat de vereisten zijn waar aan de glazen moeten voldoen. Er wordt informatie afgegeven over bijvoorbeeld de staat waarin de glazen zijn ontvangen, voldoen de glazen aan de juiste kwaliteit. En zo nee, waarom voldoende de glazen niet aan de juiste kwaliteit.

 

Productie

In het besturingsmodel van de afdeling productie is het hoofd van de productie het besturende orgaan. Deze stuurt de uitvoerders, de productiemedewerkers, informatie omtrent de hoeveelheid glazen die bedrukt moeten worden, welke glazen er bedrukt moeten worden of welke bedrukking er op deze glazen moeten. Verder zal hoofd productie informatie afgeven aan de directie over de voortgang van de productie, maar ook over de productiviteit van de medewerkers of de problemen die er zijn ontstaan. Voor de bestuurders is het van belang dat zij informatie ontvangen over wat en hoeveel er geproduceerd is door de uitvoerders, of over de hoeveelheid uitval en afval er ontstaan is bij de productie.

 

Secundaire processen

Administratie

Bij het besturingsmodel voor de administratie worden zaken gecontroleerd en geregistreerd op het gebied van inkoop, verkoop, kwaliteitscontrole en productie. De teamleider financiën, de bestuurder, controleert en registreert de informatie. Dit kan over bijvoorbeeld de binnen gekomen inkoopfacturen, productieorders en verkooporders. Hierbij kan het gaan om zaken of de inkoopfactuur, de inkooporder en het ontvangstbewijs met elkaar overeenkomt klopt. Ook van de kwaliteitscontrole wordt een administratie bijgehouden zodat de directie ook op de hoogte is als er een partij wordt afgekeurd en tevens weet de fabrikant dan precies om welke serie het gaat. Ook bij het verkoopproces is een administratie. Hierbij wordt de verkooporder vergeleken met de pakbon. Tevens wordt er elke maand een ouderdomsanalyse gedaan om ervoor te zorgen dat alle facturen betaald worden. Voor de teamleider financiën is het van belang om informatie te ontvangen over eventuele aanpassingen met betrekking tot registratie op het gebied van inkooporders of verkooporders.

 

Research & Development

Hier is het van belang dat R&D-manager verantwoordelijk is voor het continue verbeteren en vernieuwen van het product. De manager zou informatie moeten krijgen op door onderzoek te doen naar de markt en de mening van klanten en ontwikkelt op basis daarvan, in overleg met de directie, nieuwe en verbeterde producten. En waar eventueel nodig zou de manager ook informatie moeten verkrijgen over eventuele nieuwe technologische ontwikkelingen.

 

Automatisering

De afdeling automatisering is verantwoordelijk voor de ICT-faciliteiten binnen CoolBeer. Het Hoofd ICT is hier de bestuurder van het proces. Binnen deze afdeling wordt ervoor gezorgd dat kapotte computers snel worden gerepareerd en dat het ERP-systeem vrij blijft van storingen. Tevens hebben zij de taak om medewerkers rechten te geven binnen het ERP-systeem zodat iedereen zijn werk zo goed en snel mogelijk kan uitvoeren. Het hoofd ICT zou informatie nodig hebben op het gebied van (mogelijke) storingen die kunnen ontstaan tijdens de bedrijfsuitvoering, maar ook wie welke bevoegdheden mag hebben binnen het ERP-systeem.